議事録の書き方を教える……

書きかけてやめたシリーズ。

新人に議事録の取り方をどう教えるかという話。社内の議論が「書式どうする」みたいな話に終始してきているのを見て一言言い添えようかと思ったのですが、やめておきました。無益なので。以下、例によって書きかけてやめた文章。

議事録に関する教育について

私見かつあまり賛同を受けないので推すつもりはないのですが、テンプレート、書式は「中身がある状態で、それをどう見せるか」というものであり、中身が無い状態で議論してもたいてい無益な議論で終わります。
私が過去に受けた教育や業務では議事録を書けるようにするまで下記のようなステップを踏んでいました。

話の論点を掴み、適切に追跡する（話の筋を追う。対象の話題に関するある程度の知識が必要。この経験を積むためなんどか打ち合わせに同席させてもらう。議事録ではなく議論に集中する）
要点を抜き出して簡潔に記録する（何度かの打ち合わせ体験から、次は議事を取ってみようか、となる。ここでは打ち合わせや状況に応じた記録の手段と、記録した文章の無駄をそぎ落とし、原意を保って変形する能力が必要。キモは先輩の適切かつ正しい指摘と訂正。推敲のポイントもこの過程で学ぶ）
読み手を想定した体裁、記法にアレンジ、レイアウトする（ここではじめて書式登場）

議事録に記載すべき内容は、議事を進めるなかで議長がきちんと命題として出せば記録に残るはずなので、特に「議事録に書くべきこと……」といった指導は無くともできるようになると思います。ちゃんと進行すれば、です。もしぐちゃぐちゃな打ち合わせであればそれは新人を投入するべき打ち合わせではありません。そういう場合は「議事録の最低記述事項」について書記が脱線を正しつつ進行を補助する必要があるかとおもいますが。それは新人書記の仕事ではないですね。ベテランの書記がやるべきことです。

3番目の書式云々は顧客や仕事場、チームによってまちまちなので、正直「なんだっていい」が私の個人的な見解です（不要とか適当で良いという意味ではなく、何であっても上記の1、2が出来ていれば対応可能、という意味です）。ぶっちゃけ「シャープペンで書くかボールペンで書くか」くらいの違いしかないと思います。ExcelだろうがWordだろうがMarkdownだろうが関係無いと思います。もちろん「書きやすい書式」というのは存在しますが、それは議事録の書き方の話ではなく、「文書フォーマットの作り方」「文書作成ソフトの使い方」の話です。

というわけで、書式は「標準化、会議関連業務の効率化」のためのもの。議事録の主体は書式ではないというのが私のスタンスです。

社内の議論ではえてして3番目の書式の些末な内容に終始し、肝心の内容や文章、日本語の表現手法に関しての議論や考えが丸々抜け落ちることがあるので、もし脱線等することがあるようなら上記の意見も参考にしてください。