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日常茶飯事とお仕事と

資料

Wordの資料を社内の上層メンバーに送った。テンプレートの使い方も添えて。Wordで仕様書を作成することについては、本社の部長とはいつも衝突している。なぜなら、常にエクセルを利用しようとするからだ。それも、文章が必要な書類や、頻繁に更新が必要な書類までも。
頻繁な更新とExcelについては、それが文章系、説明系の資料である場合は最悪の相性だと考えている。本来の「表」ベースの資料であれば最強*1なのだが、こと、文章や図が入ったり、目次が必要なんて場合はExcelを使ってはいけない。社内の開発資料が少ない(みんな作らない)のは、作れない、作らないのではなく、「面倒だから作りたくない」のだということになぜ気づかない?
一方、Wordの場合、文章を主体とした文書であれば抜群の性能を発揮する。さらに、レイアウトをWordに任せ、文章の生成と図面(それもVISIOなど別のツールで生成して1枚の画像ファイルにしたもの)を挿入していくスタイルに徹すると、非常に速いペースで文書作成ができる。なぜみんなこれができないか?まず1つは、レイアウトを「空白」で構築しようとするスタイルから抜けられないから。これはエクセルで仕様書を作る人の根底をなす文書構造なため、まずは、ツールが違えば使い方も変わる、ということを認識しなければならない。空白をレイアウトに使うと、1文字のズレが大量の修正を生む。まずは考え方を「いつずれてもいいレイアウト作り」にシフトすべきだ。次に、文書構造の制御記号を「見ていない」ことも原因のひとつになっている。これには、Wordオプションの「表示」のところ、「すべて」にチェックを入れると良い。むしろ、これをONにしておかないと、Wordが背後で何を勝手にやっているのかがまったくみえず、「Wordは勝手にやるから使いにくい」というオチになる。
まずはここから。上記の点に関してちょっと考えと対処を変えるだけで、Wordの使い勝手は格段に向上するはず。そうすれば、資料が作れない、知識を継承できない、いつまでたってもその仕事から抜けられない、という状況を打破できるはず。
さらに、本来であれば、古いワープロ世代の人たちは、TeXAdobePageMakerといったスタイルの文書生成ソフトウェアの仕組みも知るべきだろう。そのほうが実は速いかもしれない。文章を組み立てるのに、文字ではなく、システムが持つ制御機能を利用するということ、これを感覚としてつかめれば一番良いのだが...、それができないから今の状況がある以上、この提案は無意味。

*1:表ベースのドキュメントの良い例として、データベースのテーブル設計などに利用すると、VBAを使ってその仕様書から自動的にDDLを生成、なんてことまでできてお得なのだが、このやり方をやっているプロジェクトは1つしかみたことが無い。